DSGVO-konforme ADV-AutomatisierungGDPR-Compliant DPA Automation
Vom 2-Stunden-Word-Dokument zum 30-Minuten-End-to-End-Prozess.From a 2-hour Word document to a 30-minute end-to-end process.
AusgangslageSituation
Auftragsdatenverarbeitungen (ADV) wurden manuell in Word erstellt, per E-Mail abgestimmt und in einem Netzlaufwerk versioniert. Bei jeder Vertragsänderung war unklar, welche Version aktuell ist.
Data Processing Agreements (DPAs) were drafted manually in Word, coordinated via email and versioned on a network share. With every contract change it was unclear which version was current.
ProblemProblem
Hohe Fehlerquote, ca. 2 Stunden Bearbeitungszeit pro ADV, kein zentrales Register, schlechte Audit-Tauglichkeit. DSGVO-Risiken durch inkonsistente Klauseln.
High error rate, ~2 hours per DPA, no central register, weak audit trail. GDPR risks from inconsistent clauses.
LösungSolution
- Canvas App als zentrale Eingabe- und FreigabeoberflächeCanvas App as central input and approval surface
- Power Automate-Flows für Generierung, Versionierung und VersandPower Automate flows for generation, versioning and delivery
- SharePoint Online als revisionssichere Ablage mit MetadatenSharePoint Online as audit-grade storage with metadata
- Azure-Integration zur PDF-Erzeugung und SignaturvorbereitungAzure integration for PDF rendering and signature prep
- Berechtigungs- und Rollenmodell für Fachbereich, Recht, ITPermission & role model across business, legal and IT
TechnologienTechnologies
ErgebnisResult
- Bearbeitungszeit von ~2 h auf ~30 min reduziert (−75 %)Processing time reduced from ~2 h to ~30 min (−75%)
- Fehlerquote von „hoch" auf „niedrig" gesenktError rate reduced from “high” to “low”
- Vollständige Audit-Historie pro VertragComplete audit history per contract
- Einheitliche, juristisch geprüfte KlauselbibliothekUnified, legally-vetted clause library